Apa Yang Terjadi Jika Anda Tidak Memenuhi Batas Waktu W-2 untuk Karyawan?

Menurut Internal Revenue Service, formulir W-2 harus dikirimkan kepada karyawan selambat-lambatnya tanggal 31 Januari untuk formulir yang berasal dari tahun kalender sebelumnya. Meskipun karyawan mungkin tidak menerimanya melalui pos pada tanggal ini, mereka harus - paling tidak - dikirim pada saat ini. Untuk perusahaan yang tidak mengikuti protokol khusus ini, mungkin ada konsekuensinya.

Menghindari Karyawan yang Tidak Puas

Selain masalah resmi yang mungkin Anda miliki dengan Internal Revenue Service (IRS) karena kegagalan mengirimkan formulir W-2 secara tepat waktu, Anda mungkin harus berurusan dengan sekelompok karyawan yang sangat tidak puas, banyak dari mereka mungkin mengharapkan pengembalian pajak. Karyawan tidak hanya dapat mengajukan keluhan kepada Anda tetapi juga kepada IRS, yang dapat memicu penyelidikan lebih lanjut ke perusahaan Anda jika banyak keluhan dibuat tentang masalah tersebut.

Penilaian Baik IRS

IRS membayar denda berdasarkan keterlambatan formulir W-2 Anda diajukan. Denda $ 50 per formulir dinilai untuk W-2 yang diajukan dalam waktu 30 hari sejak tanggal jatuh tempo, hingga maksimum $ 187.500 untuk bisnis kecil. Untuk formulir yang diajukan sebelum 1 Agustus tetapi lebih dari 30 hari, denda naik menjadi $ 100 per formulir dan denda maksimum $ 536.000. Denda maksimum adalah $ 260 per formulir hingga $ 1.072.500 per tahun untuk formulir yang diajukan setelah 1 Agustus.

Memastikan Bentuk Akurat

Selain mengirimkan formulir W-2 tepat waktu, Anda juga harus memastikan bahwa formulir tersebut akurat. Menurut situs web IRS, jika Anda mengirimkan formulir W-2 ke IRS yang mengklaim bahwa Anda membayar karyawan tertentu sejumlah uang dan Anda tidak membayarnya, orang tersebut berhak menuntut Anda atas ganti rugi. Denda $ 530 per formulir tanpa nilai maksimum. Anda mungkin juga harus membayar denda sebesar $ 5.000 sebagai ganti kerugian karena mengajukan dokumen palsu dan dapat dikenakan tuntutan pidana.

Catatan dan Komunikasi

Kadang-kadang, jika Anda setidaknya memberi tahu karyawan Anda bahwa Anda ketinggalan dengan W-2 Anda tetapi sedang berusaha mengeluarkannya, mungkin ada sedikit ketidakpuasan daripada jika Anda tidak mengatakan apa-apa. Juga, jika Anda mengirimkan W-2 sebelum tenggat waktu, tetapi mengembalikannya kepada Anda karena alamat yang buruk atau lama, jangan buka atau buang. Letakkan di file karyawan dan simpan jika dia menghubungi Anda untuk meminta formulir tersebut; Anda setidaknya memiliki bukti bahwa Anda mencoba mengirimkannya.